進め方
効果を確かめてから、現場に組み込む。
業務の整理、試作、検証、本番導入、運用。各段階で確認する内容を決め、進めるかどうかを判断します。
5段階の進め方
- 01
業務の整理
入力から出力までの流れ、件数、頻度、担当者、例外を書き出します。使っているツールとデータの状態を確認します。
- 提供物
- 業務フロー図、対象範囲、評価観点の合意
- 人の確認
- 対象業務と、人が判断を残す工程の決定
- 02
試作
代表的な入力形式1種、接続先2つまでを目安に、小さく動く形を作ります。
- 提供物
- 試作品、サンプル入力と出力の一覧
- 人の確認
- 出力の妥当性を担当者が確認
- 03
検証
普段のデータに加え、情報不足・重複・対象外のケースも試し、確認・修正にかかる時間を測ります。
- 提供物
- 効果と制約の報告、導入判断の材料
- 人の確認
- 進めるか、範囲を変えるか、止めるかの判断
- 04
本番導入
使っているツールと接続し、確認画面、承認、例外時の対応、ログ、テストを整えます。
- 提供物
- 本番環境、運用説明、テスト結果
- 人の確認
- 業務に影響する操作の承認
- 05
運用
利用状況と例外の発生を確認し、合意した範囲で保守・改善を行います。
- 提供物
- 効果レビュー、修正記録
- 人の確認
- 効果の確認と、次に広げる工程の判断
例外・ログ・再開
- ・判断できない入力や連携先のエラーは、止めて記録します。勝手に登録や送信を続けません。
- ・記録には、入力の種類、止まった理由、担当者が再開するために必要な情報を残します。
- ・送信、登録、金額の確定など、業務に影響する操作には承認を組み込みます。
効果の測り方
- ・導入前の1件あたりの作業時間と、導入後の確認・修正時間を比べます。
- ・例外対応と運用にかかる時間も、導入後の工数に含めます。
- ・削減時間が、外注費、残業、採用、追加案件のどれに転換できるかを別に確認します。
月間工数＝月間件数×1件あたりの作業分÷60。導入後＝月間件数×確認・修正分÷60＋例外対応・運用工数。差がマイナスなら、マイナスのまま示します。